Un estudio recientemente publicado por la Consultora Mckinsey indica que la mayoría de los equipos comerciales dedican más del 75% de su tiempo en actividades internas no relacionadas directamente con las ventas.
¿Pueden las empresas permitirse este desgaste en la productividad de sus equipos y la consecuente pérdida de negocio?, ¿Cómo pueden reorganizar sus operaciones de venta para enfocarse mejor en su trabajo real y mejorar la eficiencia en sus procesos?.
Te adjunto algunas de las soluciones que las empresas con más éxito en ventas en el mundo han implementado.
Identificar problemas y costes ocultos
Es fundamental obtener una visión completa de todo el ciclo de venta que nos permita identificar los puntos débiles que tenemos. Una forma de encarar el problema es hacer un estudio minucioso de todo el proceso, siguiendo su trazabilidad desde la cualificación del lead hasta el cierre o la pérdida de la oferta. Esto, aparte de identificar las posibles deficiencias, nos permitirá tener un conocimiento de todos los costes incurridos no sólo por el departamento de ventas sino también por los departamentos que prestan su apoyo en todo el ciclo. Incluso en las mejores organizaciones de ejecución, las operaciones de ventas tienden a estar dispersas y los costes reales no se conocen y están ocultos en los presupuestos.
Una vez que las banderas rojas están identificadas, las soluciones pueden ser desarrolladas y estandarizadas, con una especial atención a cómo las acciones en un área afectan a las demás.
Creación de una Oficina de ofertas
Una Oficina de ofertas actúa de facto como una “fábrica especializada en el soporte a ventas” y es un magnífico apoyo para los equipos comerciales. Es una manera de racionalizar una parte del proceso de ventas. El personal asignado debe ser cuidadosamente escogido para que su desempeño sea alto y sus responsabilidades deben estar claramente establecidas y bien definidas para que su trabajo sea realmente efectivo.
Su implantación no es una tarea fácil y requiere tiempo pero está demostrado que su puesta en marcha permite incrementar en más de un 15% el tiempo que los equipos comerciales pueden dedicar a las ventas, permite aumentar el cierre de operaciones en más de un 5% y reduce los tiempos requeridos en procesos de venta interno en alrededor de un 20 por ciento.
Establecimiento de una metodología que permita obtener más y mejores ventas
Los resultados de implantar una buena metodología están demostrados; reducción de los ciclos de venta, incremento de los ratios de cierre y mejora en la construcción de relaciones a largo plazo con los clientes, es decir recurrencia de las ventas. Esto suena obvio, pero es importante recordar que la unidad de eficacia choca a menudo con unas ventas cada día más complejas.
Si las empresas quieren obtener mejores resultados necesitan mejorar la eficiencia en todo el proceso.
Optimizar el proceso de venta
El siguiente paso es establecer correcciones e implementar soluciones integrales a medida que permitan establecer procesos de ventas efectivos. Alguno de los objetivos a alcanzar son:
Implantar una metodología, procesos, cultura y lenguaje comercial común en toda la organización.
- Trabajar conjuntamente los ejecutivos de ventas y el resto de la organización como soporte a ventas aprovechando sinergias interdepartamentales.
- Desarrollar y potenciar el Liderazgo de los responsables para que a su vez puedan ser capaces de desarrollar el potencial de sus equipos y dirigirles de la manera más efectiva.
- Reducir los ciclos de ventas.
- Incrementar la productividad, una mejor gestión del tiempo.
- Realizar las inversiones en tiempo y dinero donde las posibilidades de éxito y de ROI son mayores y más rentables.
- Creación de valor para el equipo comercial y la marca para no ser considerados como un “Yo también”. Ganar credibilidad y Prestigio.
- Disponer de herramientas CRM´s, para realizar las previsiones de ventas y los presupuestos con exactitud evitando los efectos dientes de sierra.
Como lograrlo
En primer lugar debe haber un apoyo firme de la alta dirección. Para lograr el éxito de este proceso la Dirección General debe exigir a sus ejecutivos a sentarse, compartir datos y a hablar de lo que no funciona.
En segundo lugar, las empresas tienen que ser valientes y dejar a un lado la aversión natural a cambiar procedimientos relacionados con los procesos de negocio por el temor a que se pongan en peligro los ingresos.
Tercero, formación tanto a los equipos de venta como a los de soporte de ventas en metodologías fiables y eficaces que teniendo como núcleo central el cliente se basen en la interacción de los Procesos, las Personas y la Tecnología.
Por último, los resultados del éxito de la implantación requieren vigilancia para evaluar los progresos, corregir desviaciones y garantizar la adecuada implantación de la metodología.
Conclusión
La transformación de las operaciones de ventas no es fácil ni tampoco la implementación de cambios que afectan a este proceso. Sin embargo, la consecuencia de racionalizar las operaciones desembocará en mejores resultados para la organización. La satisfacción del cliente mejorará, se incrementará el ratio de fidelidad en los clientes actuales y se conseguirán buenas referencias a través de ellos. Aumentará el ratio de captación de clientes nuevos y habrá menores costes y mayores ingresos.